Что такое печать? Строго говоря, этого никто не знает. Традиционно, это сургучная печать, с тех пор осталась соответствуюая теминология, однако её законный статус в России 21 века мне выяснить не удалось. По ГОСТу, государственные органы используют мастичную печать.
С мастичной печатью тоже не всё ясно — чем она отличается от мастичного штампа? В русской Википедии указано, что печатью является штамп круглой формы, однако ссылок на законодательство нет. Как минимум, прямоугольный штамп не является (где-то в нормативно-правовых актах читал).
Следующий вопрос — кто может быть, а кто должен быть владельцем печати? Закон предписывает наличие печати отдельным организационно-правовым формам юридических лиц (всем, кроме хозяйственных товариществ; возможно, поскольку печать есть у каждого полного товарища) и нотариусам. Про личную печать врачей я не нашёл (наверно, плохо искал). Про обязанность индивидуальных предпринимателей изготовить печать или об условиях я тоже ничего не нашёл.
Я не нашёл в законодатальстве, какие доменты заверяются печатью, а какие нет. Разумеется, для некоторых документов наличие печати явно требуется — доверенность юр. лица (единственное, что прямо указано в ст. 185 ГК), банковские документы, регистры бухгалтерского, налогового и оперативного учёта (по-русски — бухгалтерские книги), счета-фактуры. Ст. 160 ГК предусматривает скрепление печатью сделок, однако неясно, какие именно сделки имеются в виду — обязательства или их исполнение. Поэтому для выяснения вопроса необходимо обратиться к традиции, идущей в лучшем случае из римского права.
Традиционно, как указано в англовики, печать прилагалась к передаточным актам, причём собственноручная подпись на этих документах не требовалась. (В нынешней России роль подписи и печати несколько иная.) Напротив, договоры (обязательства) подписывались собственноручно.
Отражением этой традиции в России можно считать заверение печатью любых документов, называемых «акт», является он передаточным или другого содержания. А также тенденцию замены передаточных актов, уже зафиксированную в Налоговом кодексе, на накладные и другие документы, печатью не заверяемые.
В древности и Средневековье печать использовалась для защиты писем — почтовые конверты изобрели недавно. Отсюда традиция заверять печатью письма, а также распорядительные и организационные документы.
А теперь — оставшиеся документы, которые не заверяются печатью:
заявления
докладные, служебные записки, представления (если они не исходят от структурного подразделения или организации, обладающих своей печатью)
отчёты (внутренние)
справки, например бухгалтерские
Ссылки на сайты по теме:
Делопроизводство Плюс (www.delpro.narod.ru)
Термика (www.termika.ru) (см. Энциклопедию делопроизводства)
Википедия (www.wikipedia.org)